Veel van mijn coachklanten zeggen last te hebben van een gebrek aan concentratie. Ze hebben veel taken, er is een hoge werkdruk, er is veel afleiding thuis of op het werk en daardoor kunnen zij zich niet concentreren op de taak of taken die zij moeten of willen doen. Het ontbreekt hen daardoor ook aan focus. Ik denk dat je dit wel herkent, ik wel in elk geval!
Ik hoor hen vaak zeggen dat het aan anderen ligt: de werkdruk is te hoog, de leidinggevende geeft teveel dingen tegelijkertijd te doen, er is teveel lawaai op het werk door pratende of bellende collega’s. Natuurlijk kun je proberen hier iets aan te doen door in gesprek te gaan, daarover in een volgende blog meer. Waar deze blog over gaat is wat je zelf kunt doen om je concentratie en focus te verbeteren, ook in lastige situaties.
Concentratielekken
Het blijkt dat ieder mens last heeft van vier concentratielekken (zo genoemd door Mark Tigchelaar in zijn boek Focus aan - uit[1]), hieronder zal ik daar op ingaan. Van die vier concentratielekken zijn er drie die je zelf veroorzaakt. Gelukkig kun je daar ook zelf wat aan doen om die lekken te dichten, waardoor je ook beter tegen het vierde concentratielek kunt.
Hieronder dus tips over hoe je in elk geval drie concentratielekken in hoge mate kunt dichten, hoe je kunt focussen en hoe je je kunt afsluiten van prikkels om je heen zodat je kunt doen wat je wil of moet doen met veel meer effectiviteit, snelheid en betere resultaten. Je krijgt ook tips over het uitzetten van je focus, zodat je ’s avonds in je bed niet nog aan het denken bent aan alles wat je doen moet en rustig in slaap kunt vallen.
Eerste concentratielek: tekort aan prikkels
Ons brein staat altijd open voor prikkels. Dat was handig in de oertijd om dat we dan gevaar konden horen en zien aankomen terwijl we bijvoorbeeld eten aan het bereiden waren. Maar tijdens het studeren, lezen of werken aan een taak kan jouw gevoelige brein je aardig in de weg zitten. Hoe ga je nou om met je brein dat altijd op zoek is naar extra prikkels?
De oplossing hiervoor is je brein tevreden stellen met een simpel tweede taak(je) dat geen bewuste aandacht van je vraagt. Misschien ken je het wel: als je je moet concentreren op een gesprek bijvoorbeeld of een presentatie moet geven dan helpt het je concentratie als je iets in je hand hebt (je spreekkaartjes of een marker of pen). Een ander voorbeeld is het doodelen (kleine betekenisloze tekeningetjes maken) als je aan de telefoon zit of tijdens een vergadering of presentatie.
Dit soort dingen stelt je brein tevreden en helpt je concentratie en focus. Wat ook helpt is het luisteren naar muziek terwijl je een taak doet die jouw concentratie nodig heeft. Dat moet dan wel muziek zijn die je kent en waar je geen aandacht voor nodig hebt, dus geen radio waar ook gepraat wordt, want dat trekt je aandacht. De afwas doen of wandelen tijdens een gesprekje of de was vouwen als je aan het bellen bent zijn ook voorbeelden van taakjes waar je je aandacht niet voor nodig hebt en waardoor je concentratie omhoog gaat. Voor iedereen zal dit een andere activiteit zijn, dus probeer uit wat voor jou werkt.
Dit is eigenlijk een vorm van multitasken, maar dan wel met de voorwaarde dat de tweede taak geen aandacht van je vraagt.
2e concentratielek: overschot aan prikkels
Er is een overschot aan prikkels als je twee of meer dingen aan het doen bent die elk aandacht van je vragen. Dit is ook een soort van multitasken maar hierdoor verlies je concentratie omdat je steeds moet wisselen met je aandacht tussen de verschillende taken. Tigchelaar noemt dit in zijn boek “switchtasken”: het constant heen en weer springen met je aandacht tussen taken. Je kent vast voorbeelden, zoals bellen terwijl je een e-mail probeert te schrijven of lezen of iets schrijven terwijl je aan het luisteren bent naar een collega.
Hoe komt dit? Als je je aandacht wisselt van de ene taak naar de andere, is een deel van je brein nog bezig met het voorgaande. Hierdoor kun je je niet goed op je taak concentreren. Het wisselen van aandacht kun je ook zien als afleiding: steeds als je met een taak bezig bent wordt je daarvan afgeleid doordat je met een andere taak bezig gaat en weer terug. Als je dit veel doet, of veel verschillende taken die je aandacht vragen tegelijkertijd probeert te doen, kun je je voorstellen dat je je op geen van de taken echt goed kunt concentreren doordat je steeds wisselt en je brein steeds een beetje achterloopt. Je krijgt dus niets echt goed gedaan.
Het is zelfs zo dat je door dat wisselen in aandacht steeds even dommer bent: na elke wisseling in aandacht of afleiding daalt je IQ tijdelijk en kost het meer moeite om je weer op de huidige taak te richten. Zelfs een korte blik op je telefoon laat je IQ tijdelijk even zakken en maakt je dus even minder slim. En het kost je brein elke keer minimaal een minuut om de focus weer helemaal bij de oorspronkelijke taak te krijgen. Je kunt je voorstellen dat je dan niet goed presteert en overal veel langer over doet.
De oplossing hiervoor is om na te denken over hoe je zo weinig mogelijk kunt wisselen tussen taken. Vooral als je met iets bezig bent dat even je maximale concentratie, focus, aandacht en intelligentie vraagt. Zet op die momenten je mail uit en laat mensen via een afwezigheidsbericht weten op welke tijdstippen je wél gaat antwoorden. En hoe ze jou in de tussentijd kunnen bereiken als het écht urgent is.
Een andere oplossing is om werkzaamheden ná elkaar te doen in plaats van náást elkaar. Onderzoek heeft uitgewezen dat wanneer we telkens wisselen tussen taken, het 50 procent langer duurt om alles af te maken dan wanneer we elke taak van begin tot eind in één keer doen.
Iets anders wat je kunt doen om minder te wisselen in taken is alles wat je moet onthouden uit je hoofd halen, zodat deze dingen je niet af kunnen leiden. Schrijf ze ergens op, anders blijft je brein je herinneren aan openstaande taken en taakjes en voor je het weet ben je dus weer afgeleid en aan het wisselen met je aandacht.
3e concentratielek: te weinig ontspanning
Ik merk dat veel van mijn coachklanten (en ik ook;) vaak de neiging hebben om almaar door te gaan met werken. Maar om goed te kunnen concentreren is het nodig om je aandacht ook regelmatig even helemaal los te laten. Dus even echt pauze houden zonder je appjes, mails of sociale media te checken. Dit is uitdagend want nieuwe informatie geeft ons brein een stofje wat verslavend werkt, waardoor het aantrekkelijk is om ‘’aan’’ te blijven staan. Je moet dit dus echt bewust doen.
Andere praktische zaken die je kunt doen om meer te ontspannen zijn bijvoorbeeld: geen vergaderingen plannen tijdens de lunch of je telefoon niet mee te nemen naar de wc of tijdens een pauze. Zodat je niet elk leeg momentje opvult met informatie.
Je focus en concentratie zal je dus regelmatig even uit moeten zetten om bij te tanken. Als je dat niet doet dan herstel je niet en merk je dat je je niet meer kunt concentreren. Ook ben je dan niet meer goed in staat om onderscheid te maken tussen prikkels die wel of niet relevant zijn. Het gevolg hiervan is dat je je dan niet meer afsluit van niet belangrijke zaken en veel minder bestand bent tegen afleidingen.
Wat kun je dus zelf doen?
Voor deze eerste drie concentratielekken ben je dus zelf verantwoordelijk. Dit kan je doen:
Als je veel concentratie of focus nodig hebt: voer een tweede taakje uit dat geen aandacht van je vraagt.
Zo weinig mogelijk wisselen tussen taken.
Op tijd pauze nemen om bij te tanken (zonder taken die je concentratie nodig hebben).
Dit moet je juist doen als je het heel druk hebt! Dan zul je zien dat je taken je minder tijd kosten, dat je productiever bent en betere resultaten behaalt.
Oefening
Geef voorbeelden uit je eigen leven / werk van de eerste drie concentratielekken.
Welke maatregelen ga je inzetten om deze concentratielekken te dichten? Maak deze maatregelen zo concreet mogelijk (SMART[2]) en committeer je eraan.
Voer de maatregelen een maand lang uit en reflecteer op het resultaat.
4e concentratielek: overschot aan externe prikkels
Een overschot aan prikkels die van buiten komen zorgen ook voor een verlaagde concentratie en focus. Natuurlijk kun je in je eentje niet alle teveel aan externe prikkels wegnemen. Gelukkig is het wel zo dat als je de eerste drie concentratielekken zo goed mogelijk hebt gedicht je er beter tegen bestand bent.
Er is veel onderzoek dat aantoont dat de kantoortuin zoals die in veel werksituaties is ingericht erg slecht is voor je concentratie, je focus, je creativiteit, je kwaliteit van werken en je productiviteit.
Toch kun je met je collega’s en in teams waarin je werkt wel afspraken maken, waardoor je deze prikkels minimaliseert:
Maak afspraken over praten, telefoongebruik en andere activiteiten die storend zijn in de algemene werkruimtes.
Maak afspraken over het gebruik van de stilteruimtes en over elders (thuis) werken.
Bepaal welke werkzaamheden je in de algemene werkruimtes doet en welke in de stilteruimtes of elders (thuis bv).
Gebruik een (geluidwerende) koptelefoon (en zet daar dus muziek op die je aandacht niet trekt, zie boven).
Oefening
Welke externe prikkels zijn er in jouw (werk)omgeving?
Hoe kun je (eventueel met behulp van je collega’s / team) deze externe prikkels minimaliseren? Bedenk een aantal maatregelen die je uit wilt bespreken met je collega’s / je team.
3. Spreek een aantal maatregelen af en maak ze zo concreet mogelijk (SMART) en committeer je eraan.
4. Evalueer regelmatig hoe het gaat en verander / versterk de afspraken zo nodig.
[1] Mark Tigchelaar en Oscar de Bos, Focus aan – uit, 2019, uitgeverij Spectrum.
[2] SMART = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden.