Nooit meer uitstellen

Ben jij weer je Instagram account aan het checken terwijl je eigenlijk aan de slag moet met iets wat je beloofd hebt te doen? Of ga je iets anders doen dat je ineens zo belangrijk vindt, zoals je bestanden opruimen, de was in de machine stoppen, die andere klus aanpakken of je collega mailen? Word je dan eens bewust van de mogelijke oorzaken voor je uitstelgedrag. Want als je daar achter bent dan kun je iets aan die achterliggende oorzaken doen en wél aan de slag gaan.

Faalangst?

Belangrijk is dat je herkent en erkent dat je ergens bang voor bent. Het helpt als je jezelf niet beoordeelt. Je kunt bijvoorbeeld bang zijn om te falen met wat je wilde doen. Je handelt niet want “als ik er niet mee begin dan kan ik ook niet falen.” Met steeds uitstellen als gevolg. Als je onderkent dat dit het probleem is, dan kan je bijvoorbeeld met iemand praten over waar je precies bang voor bent. Als je jezelf hoort praten over de angst en je krijgt er een luisterend oor van iemand voor, dan kan het goed zijn dat je angst al grotendeels verdwijnt of dat je beter weet waar je precies bang voor bent, waardoor je maatregelen kunt nemen. Het kan ook zijn dat je hulp moet vragen bij het starten van de klus die je moet doen, waardoor je meer zelfvertrouwen krijgt en er na een tijdje prima zelf verder mee aan de slag kunt.

Overladen?

Heb je het eigenlijk te druk? Had je de belofte eigenlijk niet moeten doen? Had je de klus eigenlijk niet aan moeten nemen? Misschien kom je vast te zitten omdat je denkt dat je er niet meer onderuit kunt: het is alles of niets. Maar misschien is er wel een oplossing, is er een grijsgebied tussen alles of niets of een alternatief waar je zelf niet aan denkt. Hier kan je goed iemand anders bij gebruiken als je er zelf niet uitkomt. Zoek dus iemand op die je hiermee kan helpen, die met je mee kan denken. Dat kan je leidinggevende zijn maar ook een collega, je coach of iemand anders in je omgeving. Het gaat erom dat je even uit dat gevoel komt dat je niets kunt doen. Misschien kun je dan bijvoorbeeld je agenda of werkzaamheden aanpassen, hulp krijgen of de klus gefaseerd opleveren, waardoor je het werk wel gedaan krijgt.

Onvermogen?

Misschien is de taak die je uitstelt (te ver) buiten je eigen expertisegebied of te ver buiten je eigen comfortzone waardoor je bang bent te falen. Het kan ook zijn dat je het nog niet eerder hebt gedaan of dat je weet dat je er niet zo goed in bent. Misschien kun je wel een stukje doen maar niet alles. In elk geval kun je nadenken over oplossingen, bijvoorbeeld (een gedeelte van) het werk overdragen aan iemand anders. Als het iets is dat je wel nodig hebt in jouw werksituatie, dan is het wellicht verstandig om er zelf beter in te worden. Je zou dan je kennis of vaardigheden op dat gebied kunnen uitbreiden door (zelf)studie, het meelopen met een expert op het gebied of het samen met een expert de klus aanpakken. Mocht dat allemaal niet mogelijk zijn, dan kan je ook nog besluiten om in een gesprek met je leidinggevende of opdrachtgever de werkzaamheden terug te geven met een verklaring waarom je hem niet kunt uitvoeren. Je legt dan rustig en duidelijk uit aan degene die je beloofd hebt iets te doen waarom je iets niet kunt doen. En misschien kun je iets anders of een gedeelte van het werk aanbieden te doen wat je wel kunt.

Afleiding?

Wees je bewust van de afleidingen waar je gevoelig voor bent en die je weghouden van de focus op wat je beloofd hebt te doen. Denk na over oplossingen, bijvoorbeeld dat je in je werksituatie op een rustigere plek gaat zitten om bepaalde werkzaamheden uit te voeren, dat je telefoon- of mailnotificaties uitzet of regelmatig pauze neemt om even te bewegen of iets eet of drinkt, zodat stijve spieren of een honger- dorstgevoel je niet afleiden van wat je beloofd hebt te doen.

Gebrek aan focus?

Op het moment dat je klaar zit om met je werk of hetgeen je beloofde te doen aan de slag te gaan, schieten er ineens een aantal andere gedachten door je hoofd die te maken met andere verplichtingen waar je aan moet voldoen. Je zegt tegen jezelf: “eerst even dit doen en dan ga ik echt aan de slag”. Je kunt je niet op één ding focussen. Het gevaar is dat je allerlei dingen half gaat doen, je prioriteiten niet goed doordacht hebt en niets met je volle aandacht doet, waardoor er niet echt iets goed af komt. Het beste is dan om een lijstje te maken met de alle dingen die je in je hoofd hebt zitten en die je moet doen (of dat nou klussen voor je werk zijn of privé) en deze klussen te verdelen in welke zaken zijn urgent of belangrijk (voor het behalen van je doel). Een goede methode is de prioritietienmatrix van Eisenhower en Covey:

Prioriteitenmatrix van Eisenhower & Covey

· Kritische activiteiten zijn heel belangrijke activiteiten die nu meteen gedaan moeten worden.

· Belangrijke doelen zijn activiteiten waar je even goed over moet nadenken, je plant daar tijd een ruimte voor in je agenda en in je hoofd.

· Interrupties zijn activiteiten die in de ogen van anderen belangrijk zijn maar waar jij geen verantwoordelijkheid voor hebt. Je zult die dus buiten de deur moeten houden met enige assertiviteit. Hieronder vallen ook telefoontjes, mailtjes, etc, die je dus ook buiten de deur moet houden.

· Afleidingen zijn meestal excuusklusjes die je gaat doen omdat je geen zin hebt in de klus die je eigenlijk moet doen. Deze kun je gerust negeren en niet doen.

Te complex

De klus die je moet doen is erg complex waardoor je er geen gat in ziet, je wordt erdoor overweldigd. Een oplossing is om de hele klus in kleinere stapjes op te knippen om overzicht terug te krijgen. Maak dan een planning welke zaken je eerst aanpakt en welke daarna, waarbij je start met een aantal zaken die je gemakkelijk voor elkaar kunt krijgen. Hierdoor stijgt je zelfvertrouwen om de rest ook te gaan doen. Wees hierbij niet bang om een ander te vragen even met je mee te denken. Zeker als je de erkenning van die ander krijgt dat het inderdaad een complexe klus is, zal dat je helpen om minder aan jezelf te twijfelen.

Véél?

Als je een berg werk voor je ziet is het soms lastig een keuze te maken, alles lijkt even belangrijk. In plaats van zomaar ergens te beginnen of je werk uit te stellen is het beter om een lijstje te maken met de werkzaamheden met daarachter belangrijke beslispunten zoals deadlines, resultaten of producten die je op moet leveren, etc. Zo kun je de prioriteiten bepalen en de werkzaamheden inplannen in je agenda. Daardoor weet je zeker dat je met het goede begint en kun je de rest gemakkelijker los laten. Het werkt goed als je bij je lijst met werkzaamheden per klus inschat en bepaalt en je voorneemt hoe lang je eraan gaat werken, de kans is dan groter dat je je dan aan die tijd gaat houden en de klus ook echt binnen de tijd af hebt.

Tegenop zien?

Het kan zijn dat je ergens tegenop ziet en daardoor je werkzaamheden uitstelt. Bijvoorbeeld zie je er tegen op om met een bepaald persoon samen te werken of de taak die je moet uitvoeren doet je denken aan een negatieve ervaring uit het verleden. Soms moet je ook iets voor jou onplezierigs doen, bijvoorbeeld een lastig gesprek met iemand voeren, iemand ergens op aanspreken of kritiek geven. Dat zijn geen gemakkelijke gesprekken maar moeten toch gedaan worden. Realiseer je dan dat uitstellen de zaak meestal alleen maar erger maakt. Als het je helpt kun je ook hiervoor hulp aan een collega vragen, vraag degene even mee te denken met een aanpak, dan voel je je meer gesteund en zal je de klus gemakkelijker oppakken.